濟南會議策劃流程以及注意事項
作者：濟南慶典公司 時間：2020-12-12
一場會務活動從開始到結束,會務公司的服務流程決定了會務能否成功舉辦,作為專業的營銷咨詢公司,根據多年的會務接待經驗總結了會務服務流程,以及在會務策劃的過程中要注意哪些事情?希望可以幫助到需要會務策劃的企業
一、會務策劃流程
1、會前準備工作
1.1.組織會務班子,明確工作職責.大型會務還要制訂詳細的會務工作方案.
1.2.發出會務通知.包括會務名稱、內容、會期、時間、地點、與會人員范圍.
1.3.印制會務日程,編排好會務程序,制定注意事項.
1.4.大型會務要編組并提出小組召集人、討論地點.
1.5.大型會務要印制會務憑證.如出席證、列席證、工作證、就餐證、請柬等.
1.6.會場布置.會場布置要充分體現會務氣氛.
(1)懸掛會標、徽記、旗幟等.
(2)設置主席臺,落實主席臺領導,安排座次,設置發言席,擺放席簽、話筒,并保證音響效果.
(3)確定會務桌擺放形式,明確劃分會場區域,并使與會者明確.
(4)保證照明、通風、錄音、錄像、空調設備齊全、有效.
(5)擺放適量花卉.
1.7.后勤服務工作.大型會務要對與會人員的食宿、用車、醫療保健、文化娛樂、安全保衛等做出細致安排.
1.8.做好會務發言、投票、發獎、集體照相等方面的準備工作.
1.9.進行會前檢查或向領導匯報準備工作情況.
2、會間組織與服務工作
2.1.會務人員提前1小時到達會場,反復檢查會場準備情況.
2.2.搞好會務簽到、材料分發.
2.3.落實主席臺領導、發言人是否到齊.
2.4.按預定方案組織與會人員由前向后依次就座.
2.5.維持好會場秩序.會務開始前5分鐘,關閉會場大門,與會人員入座就緒,無關人員離開會場;開會期間關閉手機及bp機,一般不允許找人,無關人員不準進入會場.
2.6.做好會務記錄,寫好會務簡報.
2.7.組織照相.
2.8.為與會人員預定車票、機票等.
3、會務善后工作
3.1.會務結束后,要檢查會場,帶回剩余材料、席簽等.
3.2.組織送站.根據與會人員離會時間,提前安排車輛、送站人員等.
3.3.做好會務文件的清退、收集、歸檔工作.
3.4.做好會務報道工作.
二、會務策劃注意事項
1.會務場地布置
根據會務的人數和目的,可以選擇課桌式,宴會式,劇院式等各種臺型布置.一般會務公司會根據您的要求來設計特別臺型,增加橫幅、廣告畫等等,讓您的會場更顯尊貴.
2.會務接待
找一家經驗豐富的會務公司,他們可以提供各種類型的會務服務咨詢,并可以根據您的會務目的,人數,財務預算及其它各種特殊項目制作一項屬于您的會務策劃.
3.廣告產品設計與制作
安排設計會務產品展示,印刷邀請函和胸卡會務主題或產品介紹書.
4.會務設備
一般性的會務設備有:主席臺、演講臺、無線(有線)麥克、白板、紙筆、屏幕、幻燈機、多媒體投影儀、背景板、指示牌、簽到臺等,高等級的會務將根據要求提供專業舞臺、音響擴音系統、同聲傳譯系統、演出燈光系統、視聽設備、電視墻等.
5.會后總結
為使會務有一個更圓滿的效果,要花功夫整理會務資料,統計客戶名單、地址、整理歸檔客戶反饋意見、總結會務意見,安排客戶返回等.
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